Через неделю после форума заказчик спрашивает: «Ну и как прошло?»
У организатора есть ответ на сорок страниц. Фотографии, снимки экранов с опросами, таблица регистраций, отзывы. Заказчик открывает файл, доходит до третьей страницы и пишет: «Спасибо. А если коротко?»
Коротко у организатора нет. Отчёт собирали из того, что осталось после события, а не из того, о чём спросят.
Это восьмая статья цикла «Анатомия мероприятия». Программа была скелетом, вход гостя первой минутой, вопросы из зала голосом, интерактив пульсом, пульт нервной системой, спикер лицом, анкета обратной связью. Сегодня память: что остаётся от события и как сделать из этого следующее.
| Вопрос | Цифра | Где она рождается |
|---|---|---|
| Пришли ли люди? | Явка: сколько записалось и сколько дошло | Регистрация и вход |
| Участвовали ли они? | Вовлечённость: сколько ответило, спросило, проголосовало | Интерактив в зале |
| Понравилось ли им? | Оценка: средний балл и разброс | Анкета |
| Что это дало? | Заявки, встречи, деньги | Продажи и CRM |
Четвёртый вопрос самый трудный. В опросе Bizzabo семь из десяти организаторов деловых событий признались, что им сложно доказать окупаемость.
Первые три цифры собрать можно. Если знать о них до события.
Его собирают из остатков. Регистрация в одном сервисе, опросы в другом, анкета в третьем, фотографии в чате. По опросу LASSO, две трети компаний, которые делают события, каждый день работают в четырёх и более программах. Свод занимает дни.
В нём всё подряд. Раз данные собраны с таким трудом, жалко что-то выбрасывать. Платформа Whova описывает свой отчёт как PDF больше чем на шестьдесят страниц. А в 2024 году добавила к нему короткую сводку.
В нём нет точки отсчёта. «Оценка 4,4» ничего не говорит, пока рядом не стоит прошлое событие, план или хотя бы размер зала.
Он приходит поздно. Через две недели заказчик уже думает о другом.
1. Решите до события, что покажете после. Три-четыре цифры. Под каждую заранее ставится точка сбора: вход, опрос, анкета.
2. Первая страница отвечает на вопрос «как прошло». Одна страница, без пояснений. Всё остальное идёт приложением.
3. Каждой цифре нужна точка отсчёта. Не «ответили 40 человек», а «ответили 40 из 60». Не «оценка 4,4», а «4,4 против 4,1 в прошлый раз».
4. Показывайте разброс, а не только среднюю. Средняя 3,0 бывает у события, которое всем понравилось средне, и у события, которое раскололо зал пополам.
5. Каждому спикеру его страница. Оценка его выступления и вопросы, которые ему задали. Общий отчёт спикер читать не станет.
6. Закончите решениями. Три строки: что повторить, что убрать, что попробовать. Отчёт без решений это архив.
| Инструмент | В чём силён | Где подводит |
|---|---|---|
| Слайды и таблица руками | Полная свобода: можно свести что угодно | Сбор из нескольких сервисов занимает дни, и каждый раз заново |
| Slido, Mentimeter, AhaSlides | Результаты опросов выгружаются в PDF и Excel | Это отчёт о голосованиях, а не о событии. Выгрузки на платных тарифах |
| Whova и платформы событий | Готовый отчёт: явка, сессии, активность участников | Отчёт длинный. Платформы уровня Bizzabo стоят от 18 тысяч долларов в год |
| Data Studio, Power BI, DataLens | Сводят данные из разных источников на один экран | Данные всё равно нужно собрать. Нужны навык и время |
| Тестограф, Анкетолог | Отчёт по анкете с графиками и выгрузкой | Знают только анкету: ни явки, ни зала |
Ни один класс не закрывает все четыре вопроса. Сервис интерактива знает вовлечённость, но не явку. Регистрация знает явку, но не зал. Анкета знает оценку. Деньги живут в CRM.
Копию события умеют делать многие: Slido, Whova, Sched. Но копия не помнит оригинал. Сравнить два события между собой, судя по открытым описаниям, предлагают только большие платформы и Slido на старших тарифах.
Если у вас серия одинаковых событий и есть аналитик, дашборд в DataLens или Data Studio окупится. Для одного форума в год хватит страницы в презентации.
QRACT это сервис интерактива для мероприятий, который я делаю. Из четырёх вопросов заказчика он закрывает два: участвовали ли люди и как они оценили. Зато отчёт по ним готов в минуту, когда сессия закончилась.
У каждой сессии есть страница аналитики: сколько голосов, сколько человек ответило и как распределились ответы по каждому вопросу.
Сводка слева, вопросы с распределением ответов справа.
Все отчёты лежат в разделе «Отчёты»: поиск по названию, фильтр по статусу и дате.
Список вопросов хорош, пока их пять. Когда гости оценили шесть сторон события по одной шкале, читать шесть карточек подряд неудобно. Для этого есть вид «Тепловая карта».
Строки это вопросы, столбцы это ответы. Справа индекс по каждой строке.
Вопросы отсортированы от сильного к слабому. С одного взгляда видно, что спикеры и программа устроили почти всех, а питание и время на общение просели.
Вид «Шкала» показывает то же через разброс: где средняя и как далеко от неё разошлись ответы.
Средняя оценка и разброс по каждому вопросу.
Сводные виды появляются сами, когда все вопросы сессии заданы на одной шкале.
Выбранный вид уходит в PDF. Наверху листа стоят выводы словами: средняя оценка, доля довольных, что оценили выше всего и что ниже.
Печатный лист: выводы, три цифры и тепловая карта.
Это та самая первая страница из второго правила. Сырые ответы выгружаются отдельно, в CSV.
Когда событие повторяется, его не нужно собирать заново. Кнопка «Создать на основании» делает копию: сессии с настройками, вопросы и варианты ответов.
Копия мероприятия: что переносится и что нет.
Ответы гостей, вопросы из зала, оценки, коды входа и PIN пульта в копию не попадают: она начинается чистым черновиком. Слайды переносятся по галочке, потому что презентация у нового события обычно своя.
Одну сессию можно скопировать в другое мероприятие отдельно.
Сильная сторона QRACT в скорости: страница с выводами готова сразу после сессии, собирать её не нужно. Отчёт о событии целиком он не заменяет.
В следующей статье разберу границы события: как провести встречу для своих без списков на входе и когда ответы должны быть именными.